Adjoint(e) en gestion administrative et accueil
Descriptif de l'employeur
Poste polyvalent sur les 4 pôles de la DEVE : scolarité centrale, pôle offre de formation, vie étudiante, scolarité des sciences humaines
Descriptif du poste
Missions Pôle scolarité des sciences humaines :
La coordination des sciences humaines regroupe les licences 1 & 2 des quatre composantes de sciences humaines : histoire des arts et archéologie, géographie, histoire et philosophie.
Accueil et gestion des étudiants Licence 1 et 2, 3500 étudiants Appui aux gestionnaires des scolarités du service
Le ou la chargé(e) de gestion en scolarité facilite les relations administratives entre la structure universitaire, les étudiants et les enseignants, gère la scolarité de l’étudiant de l’inscription pédagogique à la délivrance des résultats..
• Activités : Accueil physique des étudiants (80% du temps) et accueil téléphonique du lundi au vendredi 9h30 à 12h30 et de 14h à 16h30
• Vérifications des dossiers de candidatures ECandidat
• Gestion des demandes de dossier transferts départ
• Préparation des examens et des saisies des notes
• Apporter les sujets dans les salles pour les étudiants bénéficiant d’un aménagement
• Appui/renfort aux scolarités du service selon les besoins
• Archivages pour le service
• Réponse aux courriels
• Gestion des conventions de stage en philosophie et géographie
Périodes d’examens
• Horaires variables : arrivée 7h30, départ 18h30, examens du lundi au samedi sur 3 périodes essentielles situées en janvier, mai et juin
Pôle scolarité centrale :
• Accueil physique des étudiants et traitement du courrier
• Gestion des dossiers administratifs
• Edition des cartes d’étudiant
• Traitement du courrier/courriel
Pôle vie étudiante :
• Accueil physique des étudiants
• Appui / renfort dans la gestion des activités culturelles
• Gestion administrative pour le pôle handicap
Pôle Offre formation :
• Compilation / mise à jour de fichiers
• Préparation de fichiers de saisie sur Pégase
• Paramétrages fonctionnels sur Pégase
Profil recherché
Connaissances, savoirs :
Être à l’aise avec les outils informatiques, le quotidien se fait sur l’application APOGEE
• Connaître l’environnement bureautique : o Maîtriser Word / Connaître Excel / Maitriser la recherche sur Internet / Messagerie électronique o Maîtriser la rédaction écrite
• Connaître les systèmes éducatifs nationaux et internationaux
• Connaître les procédures relatives à l’équivalence des diplômes
• Collaborer avec les services d’information et d’orientation
Savoir-faire :
• Communiquer aisément et efficacement
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents
• Sens des responsabilités
• Savoir rendre compte de ses activités
Savoir être :
• Sens du service public et conscience professionnelle
• Avoir un esprit d’équipe
• Polyvalence, savoir gérer plusieurs types de problème Dynamisme et capacité à réagir