Administrateur/administratrice du centre La Chapelle
Descriptif de l'employeur
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est une université pluridisciplinaire dans le domaine des sciences humaines et sociales accueillant 45 000 étudiants répartis en 10 unités de formation et de recherche (UFR), 4 instituts et 10 écoles doctorales. Elle offre un éventail complet de formations d’excellence dans le domaine des sciences juridiques et politiques, des sciences économiques et de gestion, des arts et des sciences humaines. Présente actuellement sur 23 sites à Paris et en petite couronne, elle dispose de 37 unités de recherche dont 12 unités propres (UR) et 25 unités mixtes (UMR) en cotutelle principalement avec le CNRS et/ou l'IRD. Elle est impliquée dans de multiples réseaux et structures collaboratives de recherche (GIS, GIP, instituts, Labex, EUR…).
L’université compte environ 1 430 enseignants et enseignants-chercheurs, 1 220 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques. Son budget annuel est, en 2025, de plus de 250 millions d’euros, dont plus de 200 millions de masse salariale.
Bâtiment de 20 000 m², au cœur du 18e arrondissement de Paris, au sein du Campus Condorcet, le nouveau centre La Chapelle de l’université ouvrira ses portes aux étudiants à la rentrée du second semestre 2025-2026. Il accueillera environ 3 500 étudiants principalement de licences 1 et 2 de sciences humaines, ainsi que de master. Il doit être remis à l’université début novembre 2025 par l’Etablissement public Campus Condorcet qui en est le maître d’ouvrage et l’affectataire.
Ce centre sera intégralement exploité et maintenu par l’université. Il comportera :
un jardin de 2 000 m² ;
3 000 places assises en amphithéâtres et salles d’enseignement ;
une bibliothèque universitaire (Hélène-Ahrweiler) comportant 720 places de lecteur ;
des espaces consacrés à la vie de campus, à la scolarité et à l'encadrement pédagogique ;
une cafétéria du Crous ;
4 amphithéâtres comptant au total 1 200 places assises (un de 500 places, un de 300 places et deux de 200) ;
un espace de vie étudiante de la ville de Paris qui sera dans un premier temps exploité par l’université.
Plus précisément, y seront dispensées les formations suivantes :
Licence de 1re et 2e années de sciences humaines – mentions Géographie, Histoire, Histoire de l'art et Archéologie, Philosophie
Licence 1re 2e et 3e années de la mention Sciences sociales (portées par l'IDUP et l'UFR de philosophie – Département de sociologie) ;
Master 1 des mentions Géographie, Risques et environnement et Urbanisme et Aménagement ;
Master Démographie porté par l'Institut de démographie de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne (IDUP) ;
DU Passerelles portés par le Département des langues : diplôme d’université Passerelle étudiants en exil Panthéon-Sorbonne (DU PEPS) et Diplôme d’université Passerelle français langue étrangère – Sorbonne Alliance.
L’administration proprement dite du centre s’appuiera ainsi sur :
une direction composée du directeur de centre, de l’administrateur et d’un gestionnaire administratif de catégorie B chargé du secrétariat, du pilotage du prestataire de sûreté et du prestataire de nettoyage, du suivi et de l’encadrement du pôle logistique ;
un pôle logistique constitué de neuf agents : deux agents d’accueil, dont l’un sera également chargé de l’affranchissement, de la réception et de la distribution du courrier dans le centre, et sept opérateurs logistiques (appariteurs), dont l’un sera également chargé d’assurer les navettes avec les autres centres de l’université (notamment, Aubervilliers et Lourcine).
Seront en outre présentes sur site les équipes des services de scolarité des formations dispensées et du service commun de la documentation, ainsi que de la direction des études et de la vie étudiante.
Descriptif du poste
L'administrateur du centre La Chapelle est le délégué général du directeur général des services pour le périmètre du centre.
Il organise, encadre et anime l’administration du centre. Il assure un rôle de pilotage, de coordination et de suivi des différentes fonctions assumées localement, soit par des équipes de l’université dédiées présentes sur place, soit par recours à des prestataires de service :
logistique (équipe dédiée relevant de l’administration du centre, à l’exception des plannings qui relèveront de la direction de la logistique) ;
sécurité incendie (personnel dédié de la direction de la prévention, de la sécurité incendie et de l'environnement appuyé par des prestations de service) ;
sûreté (prestation de service sous le pilotage local de l’administration du centre) ;
immobilier (équipe dédiée de la direction du patrimoine immobilier appuyée par des prestations de service) ;
informatique (équipe dédiée de la direction du système d’information et des usages numériques).
Certains marchés de prestations de service sont passés directement par l’Etablissement public Campus Condorcet (EPCC), mais opérés par les services de l’université.
L’administrateur du centre travaille en étroite collaboration avec le directeur du centre, qui est un enseignant-chercheur nommé par la Présidente, et sous son rattachement hiérarchique direct. Il rend compte au directeur général des services.
Sa mission s’articule plus particulièrement autour de cinq enjeux :
1. Assurer et conforter l'administration efficace du centre, en transversalité et en liens étroits avec les directions centrales, et plus précisément avec la direction du patrimoine immobilier, la direction de la logistique, la direction de la prévention, de la sécurité incendie et de l'environnement et la direction du système d’information et des usages numériques de sorte à garantir la cohérence et la coordination des actions, de même qu’avec la direction des ressources humaines et la direction des affaires financières et du budget, mais aussi l’ensemble des composantes du centre ;
2. Assurer une gestion appropriée d'un immeuble accueillant quotidiennement plus de 3 000 personnes (étudiants, enseignants-chercheurs et personnels BIATPSS) dans le souci permanent de la sécurité et de la sûreté du centre ;
3. Assurer et garantir l’articulation opérationnelle et quotidienne avec l’EPCC, le Crous et, à terme, la ville de Paris ;
4. Participer aux fonctions de maîtrise d'ouvrage pour le centre, en lien avec l’EPCC, la direction du patrimoine immobilier et les usagers et personnels des centres, dont le Crous et à terme la ville de Paris, en assurant la coordination des demandes des usagers ;
5. Favoriser et développer le vivre ensemble en améliorant la sérénité des relations humaines, la qualité du cadre de travail et l'efficacité des services rendus.
Activités principales
Encadrer hiérarchiquement l’administration du centre, procéder aux recrutements et à la gestion des ressources humaines sous sa responsabilité
Assurer le développement des compétences collectives et individuelles et optimiser l’organisation des services pour la satisfaction des utilisateurs du centre
Organiser, piloter et garantir la bonne réalisation de l’ensemble des activités logistiques du centre : accueil, courrier, logistique générale, agencement des salles, nettoyage...
Veiller à la sûreté du centre en liens étroits avec la direction générale des services et la direction du cabinet de la Présidente
Piloter et suivre l’exécution des prestations de service nécessaire à ces activités
Construire le budget afférent et suivre son exécution
Assurer l’articulation et la coordination avec les autres fonctions présentes dans le centre : sécurité incendie, entretien et maintenance…, ainsi qu’avec l’EPCC, le Crous et la ville de Paris dans leurs rôles et responsabilités respectifs
Veiller à la gestion optimale du planning d’utilisation des salles et assurer la bonne affectation des locaux en étroite coordination avec les directions de la logistique et du patrimoine immobilier
Exprimer les besoins et être force de proposition en matière de travaux et d’aménagements
Participer au suivi des chantiers (réunions, reprogrammation, etc.)
Veiller, en relation avec les autorités compétentes, à la présentation des demandes d’autorisation, ainsi qu’au respect permanent des prescriptions réglementaires et coordonner et contrôler l’ensemble des obligations incombant aux exploitants du centre
Travailler en transversalité avec l’ensemble des services et composantes du centre et mettre en place des processus de collaboration efficaces
Informer des actions entreprises au travers du comité des usagers du site et de communications globales à l’ensemble du personnel du centre
Participer aux instances de l'université où il est convié
Veiller aux règles d’hygiène et de sécurité dans le cadre du périmètre de sa délégation
Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
Contribuer à la transition sociétale de l'établissement
Etablir et suivre les tableaux de bord et calendriers de gestion de son périmètre, rendre compte du pilotage de ses activités
Profil recherché
Compétences
Encadrer, piloter et animer une équipe
Animer un réseau
Piloter un projet
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Mettre en œuvre une démarche qualité
Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
Transmettre des connaissances
Créer les conditions favorables à un entretien et conduire des entretiens
Savoir gérer des conflits
Analyser des besoins des services
Rédiger des notes administratives et documents de synthèse
Savoir représenter l'établissement
Piloter des prestataires
Savoir-être
Excellentes qualités relationnelles, d’écoute et de communication
Autonomie et force de proposition
Anticipation
Sens de la discrétion et de la confidentialité
Qualités d'animateur pour coordonner le travail et comprendre les besoins des utilisateurs
Sens du service public, de l’intérêt général et de l’utilité sociale
Aptitude à porter les valeurs de la structure
Force de conviction
Grande disponibilité, forte capacité de travail et très bonne réactivité
Excellente résistance au stress
Niveau minimum / expérience souhaitée :
Expériences dans l'enseignement supérieur (université, grandes écoles ou organismes recherche) avec pilotage de projet et d’équipes
Idéalement au moins 5 ans d’expérience en tant que responsable d’un service logistique
Niveau d'études minimum requis
Niveau 7 Master/diplômes équivalents
Langue de travail (courant : B2 ou C1) : français et anglais
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique par voie de détachement et aux agents contractuels
Rémunération selon expérience – grille des ingénieurs d’études
NBI de 40 points