Assistant(e) administratif(-ve) du pôle des Relations Extérieures
Descriptif de l'employeur
« L’Ecole de droit de la Sorbonne a pour mission d’assurer la formation des étudiants régulièrement inscrits à l’Université
Paris 1 Panthéon-Sorbonne dans les disciplines juridiques. Elle prépare en formation initiale et/ou continue au diplôme
national de licence, aux diplômes nationaux de master 1 et 2 et au doctorat. Ces formations comprennent les diplômes
internationaux et les cursus pluridisciplinaires.
L’Ecole de droit de la Sorbonne pourvoit à l’organisation des enseignements et de la recherche en droit public, droit privé,
droit international, droit européen, droit social, et histoire du droit dans l’ensemble de l’Université.
Elle constitue l’une des plus importantes unités de formation de droit à l’échelle européenne par le nombre d’étudiants
qu’elle est amenée à gérer.
Le pôle Relations Extérieures représente l’Ecole de droit de la Sorbonne à l’extérieur de l’Université et travaille
étroitement en relation avec la direction des relations internationales de l’Université à la coordination et à la mise en place
de partenariats dans le domaine du droit.
Il est par ailleurs en charge de la promotion de l’offre de formation à l’international et de l’encadrement des accords de
mobilité étudiants ou enseignants-chercheurs.
Descriptif du poste
Placé(e) sous la responsabilité de la Responsable administrative du pôle des Relation Extérieures, l’assistante
participe à l’organisation administrative du pôle en relation avec la Direction de l’école de droit et la Direction des
relations internationales.
Elle accueille et renseigne les étudiants.
La mission d’assistante recouvre 4 activités principales :
- la gestion de la scolarité des étudiants en mobilité non diplômante ;
- l’assistance aux délégués aux relations internationales dans leurs missions ;
- gestion des dossiers de candidatures pour la mobilité sortante diplômante ;
- la participation à la mise à jour des outils de communication du pôle.
Activité de gestion de la scolarité :
Participer à l’organisation des semaines d’intégration semestrielles pour les étudiants en échange entrant,
actualiser le planning des cours qui leur sont ouverts. Inscrire pédagogiquement les étudiants en échange,
saisir leurs notes, éditer les procès-verbaux de délibération et organiser les délibérations semestrielles.
Répondre aux question des étudiants. Signature des attestations de présence des étudiants entrant.
- Activité d’assistance des délégués aux relations internationales :
Décharger les cinq délégués aux relations internationales en gérant le suivi des contrats pédagogiques, en
faisant l’interface entre les délégués et les scolarités concernées pour la transmission des relevés de notes
étrangers à convertir.
- Gestion des dossiers de candidatures pour la mobilité sortante :
Compiler tous les dossiers de candidatures reçus sur la boite courriel du pôle des Relations Extérieures
dans le cadre des deux programmes de mobilité sortante diplômante gérés par le pôle : le programme
LL.M USA/ Australie et LL.M Glasgow. Vérifier que toutes les pièces justificatives demandées aient
bien été fournies par les candidats. Préparer des tableaux récapitulatifs des candidatures pour les
membres de la commission de sélection. Organiser les commissions de sélection.
- Activité de communication interne et externe :
Participer à la mise en place de dispositifs de communication interne et externe de la structure
(notamment alimentation et mise à jour de la page web du site) et diffusion interne et externe des
informations et de tous documents relatifs aux actions du pôle des relations extérieures.
Profil recherché
Connaissances requises :
- Bon niveau d’anglais à l’oral comme à l’écrit
- Bonne maîtrise des outils informatiques, la connaissance d’Apogée serait appréciée
Connaissances appréciées :
- Une bonne connaissance du milieu institutionnel universitaire est un plus
Qualités et compétences personnelles ("savoir être") :
- Grand sens du contact, des relations humaines et de l’accueil
- Aptitude à travailler dans un environnement changeant, un contexte interculturel et un environnement
international
- Réactivité et dynamisme
- Polyvalence et adaptabilité
- Autonomie et sens de l’initiative
- Rigueur et organisation