Assistant.e de direction
Descriptif de l'employeur
Structurée autour de trois grands domaines disciplinaires, l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne se démarque quant à la qualité des formations qu'elle dispense à près de 42 000 étudiants. La pluralité de ses sciences et le niveau de son enseignement lui permettent de se singulariser en tant que première université française de sciences humaines et sociales. L'établissement se répartit en 10 Unités de Formation et de Recherche (U.F.R.) et 4 instituts. Il offre ainsi un éventail complet de formations de haut niveau dans le domaine des Sciences juridiques et Politique, des Sciences économiques et de Gestion et des Arts et Sciences humaines.
Descriptif du poste
Missions principales :
− Assister la directrice de la direction des affaires juridiques et institutionnelles dans l’organisation quotidienne de son travail ;
− Assurer le secrétariat et l’assistance de la direction des affaires juridiques et institutionnelles ;
− Participer au secrétariat de la section disciplinaire du Conseil académique.
Évolutions :
− Le poste permet une valorisation de l'expérience professionnelle et offre la possibilité d'évoluer vers d'autres familles d'emploi au sein de la
structure ou vers des postes à plus fortes responsabilités.
Activités principales (liste non exhaustive)
− Au titre de l’assistance de la directrice des affaires juridiques et institutionnelles (suivi de la messagerie électronique fonctionnelle et du
courrier papier, accueil téléphonique de la direction, assistance à la préparation de réunions, envoi des courriers) ;
− Au titre du secrétariat et de l’assistance de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (création et alimentation de bases de
données suivant les instructions, gestion du circuit signature puis classement et archivage des décisions et conventions de l’université,
maintien à jour de la composition nominative des instances internes, alimentation de la page intranet de la direction, prise en charge des
aspects logistiques de la direction, assistance à l’organisation des élections universitaires et professionnelles) ;
− Au titre de la participation au secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique (préparation de pièces suivant des modèles,
envoi et suivi des courriers, organisation matérielle des séances d’instruction, classement et archivage des dossiers) ;
Environnement du poste (spécificités et contraintes du poste)
− Relations avec de multiples interlocuteurs politiques et administratifs dans l’établissement (direction générale des services auquel le service est rattaché ; présidence, responsables de composantes et de services centraux, communs et généraux) avec les juridictions et les auxiliaires de justice ;
− Sollicitations nombreuses, variées, souvent urgentes et périodes de surcroît d’activité liées en particulier aux élections.
Profil recherché
Compétences et connaissances requises
Savoir-être :
− Rigueur ;
− Réactivité ;
− Très grande capacité d’organisation ;
− Qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe ;
− Discrétion.
Savoir-Faire :
− Savoir classer et archiver des documents,
− Maintenir à jour des documents nominatifs (personnels et usagers, en lien avec d’autres services internes) ;
− Savoir communiquer et rendre compte ;
− Filtrer et orienter les informations ;
− Réaliser un plan de classement ;
− Rédiger et mettre en forme des documents.
Connaissances :
− Environnement professionnel ;
− Techniques de communication ;
− Techniques de secrétariat bureautique ;
− Classement et archivage ;
− Outils bureautiques (Word ; Excel ; éventuellement PowerPoint) ;
Mission d'encadrement : non