Gestionnaire comptable et financier

CDD
Offre d'emploi personnels
SMG BIS

Descriptif de l'employeur

Héritière de la Bibliothèque de l’Université de Paris ouverte en 1770 et bibliothèque interuniversitaire régie par une convention entre les universités de Paris 1 Panthéon-Sorbonne et Paris 3 Sorbonne Nouvelle, la Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne (BIS) est rattachée pour sa gestion à l’Université de Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Dotée d’un budget de 3,9 millions d’euros et d’un effectif de 131 agents titulaires renforcés par des contractuel·le·s, elle conserve dans ses collections et propose à ses lecteurs environ 2 millions de documents, dont 17 750 titres de périodiques et 3 500 manuscrits.

 

La BIS se compose de deux sites ; la bibliothèque de la Sorbonne (17 rue de la Sorbonne, 75005 PARIS) et la bibliothèque de géographie (191 rue Saint Jacques, 75005 PARIS). Elle a pour disciplines d’excellence la littérature, l’histoire, les sciences de l’Antiquité, la philosophie et la géographie. Dans le cadre du GIS CollEx, elle est bibliothèque délégataire pour ces quatre dernières disciplines. Les collections de la BIS et celles de la bibliothèque de géographie ont par ailleurs été labellisées en décembre 2017. La BIS est depuis lors très fortement impliquée dans le développement de réseaux et de projets au croisement de la recherche et de la documentation. Elle a célébré en 2020 son 250e anniversaire et développe une politique ambitieuse de valorisation de ses collections et d’animation culturelle et scientifique.

Le service des moyens généraux (SMG) est un service transversal qui assure la gestion logistique, immobilière, financière et RH de la BIS en liaison étroite avec les services centraux de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne et les services centraux et déconcentrés du ministère chargé de l’enseignement supérieur. Il constitue un service support pour les composantes de la BIS chargées des fonctions bibliothéconomiques et est composé de 4 cellules :

•  cellule ressources humaines (2 agents)

•  cellule comptabilité et régie (4 agents)

•  cellule logistique (2 agents)

·      bureau du courrier (2 agents)

 

La BIS étant un service à comptabilité distincte rattaché à l’Université Paris 1 Panthéon Sorbonne, elle possède une cellule comptabilité et régie pour assurer administrativement et financièrement la gestion budgétaire, financière et comptable de la BIS.

 

Descriptif du poste

Mission principale du poste :

 

Sous la responsabilité du chef de la cellule, assurer la gestion des achats et participer au suivi du budget de la BIS (notamment les recettes). En particulier, suivre les dossiers d’engagements, de saisie de commandes et des missions, de créations/modifications de fournisseurs, de charges incompressibles, ainsi que la gestion des litiges. Appuyer la responsable de cellule dans l’amélioration du pilotage en mettant en place ou en alimentant des outils de suivi budgétaire et financier et de suivi.

 

Missions et activités :

 

Mission 1 : Assurer la gestion des achats de la BIS (sites Sorbonne et bibliothèque de géographie)

 

  • Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
  • Gérer les commandes (saisie et modifications et suivi) et la validation de services faits
  • Suivre les crédits de son périmètre et alerter la responsable de cellule à l’approche du seuil d’alerte
  • Etablir les tableaux de suivi à l’usage du service, des collègues concernés dans les autres services et des fournisseurs
  • Assurer l’interface entre les fournisseurs et le service facturier de l’Université (gestion des relances)
  • Archiver les documents comptables afin d’en assurer la traçabilité

 

 

Mission 2 : Assurer le traitement des missions

 

  • Saisir dans le logiciel SIFAC les ordres de mission et les états liquidatifs des missions et déplacements, commander les billets de transports et hébergements des missionnaires
  • Suivre le traitement des missions jusqu’à la liquidation

 

Mission 3 : Assurer le suivi des recettes de la BIS

 

  • Tenir à jour le tableau de suivi des recettes à l’usage de la Direction de la BIS
  • Alerter la responsable de cellule des titres de recettes attendus et non émis
  • Solliciter la réception des titres de recettes auprès du service des recettes de l’Université
  • Archiver les titres de recettes
  • Proposer des améliorations

 

Profil recherché

Compétences requises :

 

  • Connaissances générales des règles et techniques de la comptabilité
  • Notions de base en comptabilité publique
  • Maîtrise de la suite Office Microsoft et outil de messagerie Thunderbird
  • Utilisation et maîtrise de SIFAC, Word et Excel (formation SIFAC prévue)
  • Aptitude au travail en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Sens de l’organisation
  • Capacité d’adaptation