Gestionnaire de scolarité des chargés d'enseignement et vacataires administratifs
Descriptif de l'employeur
L'École des Arts de la Sorbonne (EAS) - Unité de Formations et de Recherche des Arts Plastiques et Sciences de l'Art (UFR 04) de l’Université de Paris 1 Panthéon - Sorbonne (voir vidéo de présentation) enseigne l’art à travers ses enjeux les plus contemporains, par la pratique, mais aussi l’analyse des œuvres et leur médiation.
l’École des Arts de La Sorbonne propose un ensemble de formations variées allant des Arts plastiques, au Cinéma et Audiovisuel, au Cinéma/Gestion, ainsi qu’à l’Esthétique et Sciences de l’Art, au Design, Arts et Média, aux Métiers des Arts et de la Culture, ainsi qu’un Parcours Préparatoire au Professorat des Écoles (PPPE) spécialisé en Arts plastiques, et des préparations aux concours des Métiers de l’enseignement (Agrégation d'arts plastiques et Agrégation d'arts appliqués proposées par l'Ecole des arts de la Sorbonne - Capes dans le cadre du master MEEF : voir http://www.inspe-paris.fr/).
Un ensemble de formations qui, de la licence, au master (orienté recherche ou professionnel), et jusqu’au doctorat, ont en commun d’articuler la pratique et la théorie, dans un souci constant de maintenir un équilibre dynamique et constructif entre les dimensions créatrices et réflexives.
Préparant aux diplômes nationaux de premier, deuxième et troisième cycles, ces formations sont destinées à de futurs artistes plasticiens, cinéastes, designers, philosophes, théoriciens, critiques d’art, chercheurs, enseignants, professeurs des écoles, commissaires d’expositions, comme à de futurs médiateurs et administrateurs artistiques.
Descriptif du poste
Missions et Activités principales :
L’adjoint en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Travaille en collaboration avec l’adjointe à la responsable administrative et assure la suppléance du responsable administratif en cas d’absence de son adjoint(e).
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
- Gérer et assurer le suivi des dossiers de recrutement (enseignants non-titulaires, personnels et étudiants)
- Saisir, renseigner et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative en s’assurant de l’exactitude des données saisies (OSE)
- Communiquer avec les correspondants (RH, S3A de la DSI, DEVE, DAJI, Présidence)
- Assurer la mise en paiement des salaires des personnels enseignants non-titulaires de leur prise en charge à leur départ sur OSE, des tuteurs et des vacataires administratifs
- Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes
- Organiser la logistique relative aux réunions de services, conseils d’UFR (réservation des salles, convocations….)
- Diffuser et afficher le compte-rendu des conseils d’UFR
- Participer aux opérations de logistique et de gestion du service, assister les personnels et les équipes
- Traiter, diffuser les absences des enseignants titulaires et non-titulaires et leur suivi (rattrapages)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser pour le service et la composante
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier de la Direction
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité (via internet…)
- Accueillir, informer et orienter les enseignants, les étudiants et les usagers de la structure
- Classer et archiver les documents et informations du service et relatifs aux dossiers des agents de la structure
- Tenir et gérer l’agenda du Directeur de l’UFR et de la responsable administrative
- Gérer et traiter les informations (téléphone, courrier, messagerie électronique)
- Développer pôle communication (Newsletter, évènement, lettre info etc…)
Profil recherché
Compétences et connaissances requises :
- Bonne connaissance des techniques de communication orale et écrite et de secrétariat
- Savoir enregistrer les messages et rendre compte
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Notions de base du domaine concerné
- S’exprimer oralement ou par écrit
- Utiliser les outils bureautiques
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Utiliser les modes de communication écrites et orales
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Travailler en équipe et en relation partenariale avec les autres services du domaine concerné
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaire des RH
- Savoir utiliser les logiciels de gestion du domaine concerné, de traitement de textes et typo3
Prendre et rédiger des notes, document
Savoirs sur l'environnement professionnel
L’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement, de ses composantes et de l’enseignement supérieur
Savoir-être :
- Etre d’une grande réactivité (gérer les urgences),
- Savoir assumer une grande diversité d’activités
- Rigueur, discrétion et respect des délais
- Faire preuve de courtoisie et de patience
Avoir le sens de l’accueil
Savoir-faire :
- Connaissances des règles dactylographiques et des techniques d’élaboration de courrier
- Connaissance des procédures administratives liées aux recrutements,
- Utilisation des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Apogée, OSE
- Savoir utiliser la messagerie électronique