Gestionnaire de scolarité, comptable et financier
Descriptif de l'employeur
L’Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS) a pour mission d’assurer la formation des étudiants régulièrement inscrits à l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne dans les disciplines juridiques. Elle pourvoit à l’organisation des enseignements et de la recherche en droit public, droit privé, droit international, droit européen, droit social, et histoire du droit dans l’ensemble de l’Université.
L’EDS constitue l’une des plus importantes unités de formation de droit à l’échelle européenne par le nombre d’étudiants qu’elle est amenée à gérer.
Missions de l'IEJ
L’IEJ de la Sorbonne, qui compte près de 5000 étudiants, a pour mission de former et de préparer les étudiants à l’examen d’accès au Centre Régional de formation professionnelle des Avocats (CRFPA) et de l’Ecole nationale de la Magistrature. Il a aussi pour fonction légale d’organiser, chaque année, l’examen d’accès aux écoles d’avocats (2800 étudiants inscrits).
De manière générale, et dans le cadre de l’EDS, l’IEJ est une structure d’enseignement, de réflexion et d’échanges sur les professions judiciaires. Il a vocation à déployer des actions de formations innovantes et des évènements à destination des professions judiciaires.
Il comporte un troisième pôle axé sur la justice économique, appelé Sorbonne Insolvabilité & Restructuration (SIR) qui propose une offre pédagogique spécifique.
L’IEJ se caractérise notamment par la dimension numérique et en ligne de la plupart de ses enseignements et évaluations.
Il offre également des formations qui ont lieu en dehors des calendriers de l’université, en particulier la prépa CRFPA estivale (juillet-août) ou les prépas ENM et CRFPA dont les enseignements peuvent avoir lieu les samedis
Descriptif du poste
L’agent a pour missions la mise en œuvre et le suivi des opérations citées ci-dessous sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l’IEJ et du directeur du Centre SIR - Sorbonne Insolvabilité & Restructuration.
Activité 1 : Gestion de scolarité du Master 2 Administration et liquidation d'entreprises en difficulté - ALED (50%)
Gérer les candidatures sur eCandidat ; Planifier et organiser les entretiens de sélection et de soutenances, etc. ; Assurer le suivi des inscriptions administratives ; Élaborer l’emploi du temps de cours en lien avec les intervenants ; Assurer la réservation des salles et la communication des plannings aux étudiants et aux intervenants ; Gérer le processus de convocation aux examens ; Contrôler l'assiduité et veiller à la transmission des attestations à Formasup’ ; Saisir les notes sur Apogée/Pégase et éditer les diplômes des étudiants.
Activité 2 : Gestion budgétaire et comptable du Centre SIR (25%)
Assurer la gestion comptable et financière de l'ensemble des lignes budgétaires associées du centre SIR, sous la supervision du responsable administratif (suivi des réunions de cadrage comptable et budgétaire avec le RA et la DAFB) ; Saisir les opérations comptables dans le tableau comptable commun à l'IEJ sur le volet des dépenses relatives aux lignes budgétaires associées au Centre SIR ; Établir les ordres de mission des intervenants enseignants-chercheurs et des intervenants pédagogiques des formations (immatriculation des missionnaires auprès de la DAFB et saisie des ordres de missions et des états liquidatifs associés) ; Élaborer le budget prévisionnel annuel des dépenses sur la base des enveloppes de crédits associées au Centre SIR en début d'exercice comptable ; Établir les bons de commandes de fonctionnement et d'investissement (réservation de voyages, commandes de fournitures, de traiteur et de restauration) ; Déposer les documents comptables dans le parapheur électronique et les dossiers partagés dédiés pour signature de la direction de l'IEJ ; Classement et archivage électronique des pièces comptables dans SIFAC.
Activité 3 : Gestion des intervenants du Centre SIR (25%)
Gérer le processus de saisie des services d’enseignement : Fiabiliser les données du planning en amont ;
Intervenir en tant que référent OSE auprès des enseignants du Centre SIR ; Saisir les services prévisionnels et réalisés dans le logiciel OSE ; Mettre en paiement.
Activité 4 : Intendance du Centre SIR Gérer les commandes liées au fonctionnement du Centre SIR ; Assurer la gestion du stock du matériel du service (écran, photocopieurs) et faire le lien avec les services supports associés (DSIUN, DL, DPI et entreprises tierces) en lien avec le RA de l'IEJ.
Profil recherché
Ce poste exige une bonne connaissance des règles de scolarité et des modalités d’inscription, ainsi que de grandes qualités relationnelles pour assurer un suivi tant des étudiants que des intervenants.
Il exige également une parfaite connaissance des procédures, de l’offre de formation ainsi que des textes réglementaires en matière de comptabilité publique.
Les « savoirs » :
Maîtriser le Pack Office Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée - Pégase) Maîtriser l’utilisation du logiciel spécifique à la gestion des stages (PStages) Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des étudiants lors de leurs inscriptions Posséder une bonne expression orale et écrite Maîtriser l’utilisation de logiciels informatiques et bureautiques autres que ceux utilisés spécifiquement pour la gestion de scolarité Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques Savoir respecter les plannings
Les savoirs-faire transversaux :
Informer et rendre compte à sa hiérarchie Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Les « savoir-faire » comportementaux :
Savoir être organisé, méthodique Savoir travailler en autonomie et en équipe -Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel Aptitude à gérer son stress