Gestionnaire de scolarité Licence
Descriptif de l'employeur
L’Ecole de Management de l’Université Paris 1 Panthéon Sorbonne est l’un des plus grands départements de France dans le domaine des sciences du management. Au cœur de la capitale, elle bénéficie d’un environnement d’une grande richesse culturelle et intellectuelle, mais également de contacts facilités avec de très nombreuses entreprises françaises et étrangères.
Avec près de 3500 étudiants, 85 enseignants chercheurs dont 16 professeurs d’université et 40 maîtres de conférence, près de 400 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l’Etat dont 28 masters – 5 offrant une formation en alternance –, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national. Forte de de ses partenariats Erasmus, des multiples programmes d’échanges (Crepuq, USAL) et des liens tissés avec les universités américaines les plus prestigieuses (Columbia, Brown, Cornell), l’EMS jouit d’une véritable présence à l’international.
Descriptif du poste
Contexte et environnement de travail
Le gestionnaire en charge de la licence 2 travaille sous l’autorité du responsable du service scolarité de l’EMS, au sein d’un service constitué de 10 agents.
Il travaille en étroite collaboration avec les collègues administratifs de l’UFR, avec l’équipe enseignante et avec les services centraux de l’Université (DEVE en particulier avec le service des inscriptions administratives et la mission apogée, le service du planning, le relai handicap, le service de la reprographie).
Mission principale
Le gestionnaire de scolarité aura en charge la Licence de gestion 2ème année (700 étudiants).
Activités principales
- Préparer les emplois du temps des cours et examens.
- Veiller à la bonne gestion des réservations et changements de salles et des absences.
- Participer à l’organisation des examens : envoi des plannings et des convocations auxétudiants, envoi des listes d’émargement aux enseignants, édition des PV sur Apogée.
- Préparer les inscriptions pédagogiques (saisie des groupes de TD, paramétrages APOGEE, suivi des inscriptions, etc.).
- Assurer le paramétrage et le suivi des saisies de notes sur Apogée.
- Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants.
- Classer et archiver les documents et informations (dossiers, notes...).
- Accueillir et renseigner les étudiants et les enseignants.
- Traiter les méls de la messagerie de la Licence 2.
- Gérer le processus de candidature sur eCandidat.
Profil recherché
Compétences requises ou souhaitées
Les « savoirs » :
- Connaître la réglementation applicable en scolarité
- Maîtriser les logiciels Word, Excel, Apogée, eCandidat.
- Bonnes qualités rédactionnelles (orthographe et syntaxe)
Les « savoir-faire » :
- Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
- Maîtriser les outils de bureautique informatique (traitement de texte, tableur, etc.)
- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives
- Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités
- Appliquer la réglementation relative au domaine et respecter les procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d’informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe
- Rendre compte de son activité
- Proposer des pistes d’améliorations
Les « savoir-faire » comportementaux :
- Avoir un esprit d’équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible
- Savoir travailler dans l’urgence
- Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique
- Grande rigueur et excellente capacité d'organisation
- Avoir le sens du service public
- Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public
- Bonne capacité de travail, avec pics d’activité fréquents
Contraintes liées au travail : (horaires, déplacements, technicité, etc.)
Disponibilité dans les périodes d’activité intense (rentrée universitaire, candidatures, examens)
Congés universitaires
Rattachement hiérarchique : N + 1 : Responsable du service scolarité de l’EMS
N + 2 : Responsable administratif de l’EMS
Quotité de travail : 100% (35h)