Adjoint en scolarité F/H

Offre d'emploi personnels
Public service / Teaching

Descriptif de l'employeur

Au cœur de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne rassemble les activités de formation et de recherche en Droit, dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris, dont elle est cohéritière. Sa mission est de former des femmes et des hommes en mesure de répondre aux enjeux juridiques actuels. Elle est de préparer aux concours comme aux examens professionnels des praticiens qui exerceront des métiers bien connus : magistrats, notaires, avocats et autres professions judiciaires, administrateurs nationaux et internationaux, juristes d’entreprises ou au sein du secteur public… Au-delà, il s’agit de former ceux qui sauront accompagner la société, s’adapter à ses mutations. D’ores et déjà, les perspectives offertes par la mondialisation, l’économie numérique, le développement durable et la transition énergétique sont intégrées dans l’offre de formation.

Descriptif du poste

Missions :

Gestion de la scolarité des formations du 2ème cycle :

  • Master 2 : Mentions Justice, Droit pénal et Droit social en Formation Initiale et « Arbitrage et Contrats d’affaires » en apprentissage

  • DU Contentieux social

Activité 1 : Gestion et suivi de la scolarité

  • Vérifier les Inscriptions administratives des étudiants

  • Organiser les plannings des enseignements et les réactualiser en tenant compte des contraintes des enseignants.

  • Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques

  • Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers d’habilitation des diplômes

  • Contribuer chaque année à la préparation de l’ouverture du M2 en apprentissage sur la plateforme du CFA

  • Assurer l’accueil téléphonique, physique des publics et diffuser les informations

Activité 2 : Assurer le suivi des contrats des étudiants en lien avec le CFA

  • Accompagner les étudiants dans leurs démarches d’inscription (Université et CFA)

  • Superviser et justifier de l’assiduité des étudiants via la plateforme dédiée du CFA      

Activité 3 : Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves

  • Fixer les plannings d’examen

  • Préparer et assurer l’organisation matérielle des examens : reprographie des sujets, commande de copies.

  • Superviser le déroulement des épreuves.

  • Organiser des jurys, des soutenances de mémoire

Activité 4 : Gestion des notes et résultats

  • Vérifier la saisie des notes

  • Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès-Verbaux

  • Editer et délivrer des relevés de notes et des diplômes

Activité 5 : Organiser et assurer le bon déroulement des campagnes de candidatures

  • Paramétrer les campagnes dématérialisées de recrutement

  • Organiser la commission pédagogique en collaboration avec les enseignants

  • Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et liste d’attente

Activité 6 : Gérer les conventions de stage

  • Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature

  • Gérer la remise à l’étudiant ainsi que l’archivage

  • Elaborer le suivi statistique et transmission au Service des Formation et de la Pédagogie

Autres :

  • Apporter un appui à la communication sur l’offre de formation : mise à jour des fiches Amétys, préparer et participer au salon des Masters, …

  • Préparer et participer aux journées de rentrée,

  • Organiser des cérémonies de remise de diplômes …

Profil recherché

Les « savoirs » :

  • Parfaite connaissance de la carte des formations du Département, de la réglementation et des procédures

  • Connaitre les maquettes et règlements d’études des formations gérées

  • Connaître son environnement professionnel

  • Connaitre son environnement universitaire et les services transversaux

Les « savoir-faire » :

  • Savoir appliquer les procédures internes

  • Maitriser les techniques de rédaction et de communication orale et écrite

  • Maitriser les logiciels de gestion APOGEE / PEGASE, eCANDIDAT, HYPERPLANNING, Limesurvey

  • Maitriser les logiciels WORD et EXCEL, logiciel de messagerie électronique et navigateur internet

Les « savoir-faire » comportementaux :

  • Savoir être organisé, méthodique

  • Savoir anticiper et être réactif

  • Savoir gérer les situations de stress et de conflit

  • Savoir s’adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l’université) et être à l’écoute