Adjoint en gestion administrative - Chargé.e de gestion des vacations d'enseignements administratif

Missions principales : mise en œuvre des contrats des vacataires d’enseignement.

Niveau et nature des responsabilités essentielles :

• Gestion et suivi des dossiers des chargés d’enseignements (licence AES et M1 AES) sur OSE

• Établir les contrats de vacation des chargés d’enseignements.

• Veiller au respect de la réglementation en matière de recrutement de chargés d’enseignements et des maquettes d’enseignements.

• Renseigner sa hiérarchie sur l’état des heures d‘enseignements consommées.

• Appui gestion financière :  préparation Bon de commandes / ordres de missions.

Activités principales :

Gestion des Vacataires enseignants :

• Gestion de la totalité de la procédure de recrutement des chargés d’enseignements

• Prise de contact auprès des responsables de cours afin d’obtenir la constitution des équipes pédagogiques et transmission des données auprès des scolarités de l’IAES

• Enregistrement des personnels chargés d’enseignements des personnels sous le logiciel OSE et suivi de la validation des statuts par le service RH

• Suivi du processus de mensualisation

• Saisie des services des vacataires d’enseignements prévisionnels puis réalisés sous le logiciel Agasse,

• Contrôle des dossiers de recrutement sur OSE,

• Contrôle et saisie, édition et suivi des contrats et des états de liquidation

• Relance des intervenants dans le cadre de pièces manquantes.

• Transmission en ligne sur OSE et suivi pour paiement, des dossiers auprès du service des ressources humaines

• Élaborer le tableau de gestion des recrutements des chargés d’enseignements à partir des demandes de recrutement des enseignants et des chargés d’enseignements rentrés sous OSE

Renfort du pôle scolarité dans le cadre des sessions d’examens.

Relations fonctionnelles et environnement du travail : Le personnel affecté à ce poste travaille au sein d’une équipe de 9 agents administratifs. Il travaille en collaboration avec le Service des ressources humaines à qui il transmet les contrats et états liquidatifs des vacataires d'enseignements.