Opérateur.trice logistique
Descriptif de l'employeur
L’Institut des Sciences Sociales du Travail a pour mission d’assurer l’organisation de sessions de formation, de niveau universitaire, destinées à des militants et responsables syndicaux dans le cadre de financement reçus du Ministère du travail au titre de la formation économique, sociale, environnementale et syndicale d’une part, et de la formation prud’homale d’autre
part.
Les stages, d’une durée de plusieurs jours en général, sont réalisés en « mode résidentiel » dans le sens où l’institut assure l’accueil déjeunatoire, dinatoire et hôteliers des stagiaires et effectue la réservation de leurs titres de transport.
L’Institut des Sciences Sociales du Travail est composé d’une équipe pluridisciplinaire de neuf enseignants-chercheurs et de huit personnel biatss. Jean-Michel Denis (PR), sociologue, en assure la direction.
Composante principale du centre de Bourg-la-Reine, l’Institut des Sciences Sociales du Travail, a la charge de la gestion logistique des locaux et des espaces extérieurs du centre.
Situé en cœur de ville, à quelques minutes à pied de la station du RER B de Bourg-la-RER B, idéalement desservi par les transports en commun (RER et très nombreuses lignes de bus), le centre de Bourg-la-Reine bénéficie d’un environnement urbain privilégié. Il se compose de bâtiments, anciens et neufs, harmonieusement réunis dans un ensemble arboré, permettant d’accueillir les stagiaires de l’Institut des Sciences Sociales du Travail dans les meilleures conditions.
Descriptif du poste
Missions
Exécution d’un ensemble de taches logistiques participant à l’accueil des usagers, principalement les stagiaires de l’Institut des Sciences Sociales du Travail.
Activités principales :
Assurer l’accueil téléphonique et physique et l’accès aux ressources numériques :
- Gestion du standard téléphonique du centre,
- Surveillance des entrées et orientation des usagers se présentant à l’accueil,
- Mise en alerte du gardien et / ou du responsable administratif pour tout dysfonctionnement constaté,
- Préparation des cafés d’accueil et des pauses café,
- Création d’un compte invité pour les stagiaires de l’ISST dédié à l’accès aux ressources numériques, principalement l’accès au Wi-Fi et à la documentation électronique.
Assurer la gestion du courrier et la réception des livraisons :
- Gestion du courrier du centre en action coordonnée avec le service intérieur du centre Panthéon,
- Réception des livraisons du centre en action coordonnée avec la gestionnaire en charge de la comptabilité budgétaire de l’ISST.
Participer à la préparation des salles de cours et à la veille sanitaire des espaces ouverts aux usagers :
- Préparation des salles de cours en action coordonnée avec l’agent en charge des équipements pédagogiques audiovisuels et numériques,
- Participation à la logistique d’accueil mise en œuvre pour l’organisation d’évènements ponctuels de type colloque, conférences-débats en droit du travail, journées de droit social.
- « Veille propreté » au niveau des espaces ouverts aux usagers en action coordonnée avec le gardien
du centre.
Assurer la gestion du stock de consommables et veiller à l’entretien de tout le matériel ménager :
- pilotage des commandes de produits alimentaires (et produits et associés) en action coordonnée avec la gestionnaire en charge de la comptabilité budgétaire de l’institut pour le renouvellement du stock,
- surveillance de la date limite de consommation des denrées alimentaires,
- entretien du matériel ménager (machines à café, carafes d’eau principalement).
Apporter un appui à la coordinatrice des stages :
- gestion de la feuille du menu des stagiaires,
- contribution, en cas de besoin de la coordinatrice des stages, à la collecte des pièces justificatives de frais de transport auprès des stagiaires.
- Appui à la logistique lors d’évènements ouverts au public tels que Journées de Droit Social, colloques, conférences (mise en place et nettoyage des espaces de convivialité et de repas).
Participer à la communication externe et interne de l’ISST :
- élaboration de la note interne hebdomadaire d’informations appelées « La semaine prochaine à l’Institut » en action coordonnée avec le responsable administratif,
- participation occasionnelle à la rédaction de bordereau d’envoi de documents et à des taches de secrétariat.
Profil recherché
Connaissance, savoir :
• Maitrise des ressources de l’environnement numérique de travail (ENT) et des usages bureautiques,
• Connaissance de l’environnement général de travail (Université Paris 1 et ISST),
• Sensibilisation aux règles d’hygiène et de sécurité et connaissance du dispositif de sécurité – incendie du centre de Bourg-la-Reine,
• Capacité rédactionnelle niveau BAC.
Compétence opérationnelle :
• Savoir exploiter les informations recueillies,
• Savoir respecter l’organisation collective du travail, s’approprier le calendrier des stages et s’adapter aux échéances planifiées,
• Savoir accueillir, aptitude et goût pour les contacts,
• Esprit de service
Conditions particulières d’exercice
• Contraintes horaires : horaires souhaités 8h00 / 16h00.
• Contraintes liés au dépôt des congés : le centre ferme quinze jours à Noël, quinze jours printemps et
cinq semaines en été. L’agent est invité à déposer ses congés prioritairement sur ces périodes.
Rattachement hiérarchique : responsable administratif