Responsable administratif de l'UFR gestion et économie d'entreprise (UFR06) Ecole de management de la Sorbonne
Descriptif de l'employeur
L’Ecole de Management de l’Université Paris 1 Panthéon Sorbonne est l’une des plus grandes Unité de Formation et de Recherche de France dans le domaine des sciences du management. Au cœur de la capitale, elle bénéficie d’un environnement d’une grande richesse culturelle et intellectuelle, mais également de contacts facilités avec de très nombreuses entreprises françaises et étrangères.
Avec près de 4 000 étudiants, 85 enseignants-chercheurs dont 87 enseignants-chercheurs dont 20 professeurs d’université et 30 maîtres de conférences de, plus de 450 intervenants professionnels et 40 diplômes reconnus par l’Etat dont 32 masters - 15 offrant une formation en alternance -, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national. Forte de ses partenariats Erasmus de ses programmes d’échanges et des liens tissés avec les universités américaines les plus prestigieuses (Columbia, Brown, Cornell), l’EMS jouit d’une véritable présence à l’international.
PRESENTATION DE L’ADMINISTRATION DE L’ECOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE :
L’UFR06 Gestion et Economie d’Entreprise est constitué de 5 pôles administratifs transversaux qui composent la structure : le pôle de gestion pour la scolarité en Licence, le pôle de gestion pour la scolarité en Master, le pôle international, le pôle de gestion des formations en apprentissage, le pôle communication et relations entreprises.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
Le/la responsable administratif/ve (H/F) travaille en étroite collaboration avec de nombreux services de l’Université, parmi lesquels :
- La direction générale des services ;
- La direction des affaires financières et du budget (DAFB) ;
- La direction des études et de la vie étudiante (DEVE) ;
- La direction des ressources humaines (DRH) ;
- L’agence comptable de l’établissement (AC) ;
- La direction des affaires juridiques (DAJI) ;
- La direction des relations internationales (DRI) ;
- La direction des partenariats entreprises et de l’insertion professionnelle (DPEIP) ;
- Les autres composantes de l’Université.
Descriptif du poste
Sous l’autorité du Directeur de l’UFR06, le/la Responsable administratif/ve assure le pilotage des services administratifs de la composante dont Il/elle assume l’encadrement, l’organisation et la coordination. Il ou elle participe au développement de la structure.
ACTIVITES PRINCIPALE :
1° PILOTAGE ET MANAGEMENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS DE L’ECOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE
- Encadrement et animation de l’équipe administrative de l’UFR composée de 2 agents de cat. A, 10 agents de cat. B et 14 agents de cat. C ;
- Organisation et répartition des activités des personnels administratifs en cohérence avec les objectifs et les besoins de l’UFR ;
- Suivi des services, des carrières et congés des personnels administratifs de l’UFR - Gestion prévisionnelle des emplois de l’UFR ;
- Réalisation des entretiens professionnels, des rapports de titularisation, des dossiers de promotions (TA, liste d’aptitude) ;
- Gestion des conflits et des dossiers litigieux avec le concours de la direction des affaires juridiques
- Recrutement des personnels Biatss ;
- Accompagnement du développement professionnel des personnels ;
- Prévention des risques psychosociaux au sein de l’équipe administrative.
2° AIDE AU PILOTAGE DE LA COMPOSANTE, CONSEIL ET ACCOMPAGNEMENT DU DIRECTEUR DE LA COMPOSANTE DANS L’ORIENTATION STRATEGIQUE DE LA POLITIQUE DE L’ECOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE
- Formulation de propositions, préconisation de choix ou de solutions (préparation des dialogues de gestion pour la partie administrative notamment) ;
- Sécurisation juridique des activités de la composante et veille juridique ;
- Représentation du directeur pour les domaines de l’administration et de la gestion ;
- Contribution aux réflexions et travaux relatifs aux projets et à la stratégie de la composante (dialogues stratégiques et de gestion, évaluation du HCERES, mise en œuvre du projet stratégique d’établissement…) ;
- Appui à la Direction de l’UFR06 dans la préparation des conseils d’UFR et l’inscription dans l’ordre du jour, élaboration du PV et des synthèses de délibération, coordination avec les instances, suivi et mise en application des décisions du conseil d’UFR.
3° GESTION ADMINISTRATIVE
- Coordination de l’ensemble des opérations de la gestion de la scolarité des étudiants ;
- Contrôle de l’application des règles et des procédures administratives, conseil et veille en matière règlementaire, statutaire et contentieuse ;
- Accompagnement des campagnes de candidature, des commissions pédagogiques d’admission et des processus d’examen des dossiers jusqu’à leur admission (Parcoursup, Campus France et eCandidat)
- Supervision et accompagnement, en relation avec le service du planning et les gestionnaires des différents diplômes, de l’établissement des plannings des enseignements pour chaque rentrée universitaire, en prenant en compte les demandes de modification de salle ;
- Supervision et accompagnement, en lien avec le délégué aux relations internationales, de l’accueil, de l’inscription et de la gestion des étudiants en séjour d’études (Erasmus et programmes internationaux) ;
- Supervision du bon déroulement des semestres d’enseignement, des sessions d’évaluation, ainsi qu’à l’organisation des jurys d’examens ;
- Suivi des services des Enseignants-Chercheurs titulaires ;
- Suivi des primes ;
- Suivi administratif et financier des enseignants vacataires ;
- Représentation de l’UFR pour la partie administrative auprès des instances de l’Université (présidence, Direction générale des services, conseil des directeurs de composante, réunion des Responsables administratifs) ;
- Correspondant des responsables des administrations de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne (DAFB, DAJI, DRH, DEVE, DL, DPI, DRI, DPEIP) ;
- Participation à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans statistiques et répondre aux enquêtes et audits demandés en interne et en externe (MESRI, Cour des Comptes) ;
- Mise en place d’actions de communication en interne et en externe à destination des étudiants, des enseignants et des personnels administratifs.
4° GESTION FINANCIERE
- Elaboration du budget de l’EMS, en collaboration avec la direction des affaires financières et du budget (DAFB), en contrôler son exécution et assurer le suivi des budgets (enveloppe de formation et suivi de la campagne annuelle de collecte de la taxe d’apprentissage) ;
- Etablissement et suivi des diverses conventions avec les partenaires extérieurs à la composante
- Participation à la recherche des financements (taxe d’apprentissage).
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
- Aptitudes confirmées pour l’encadrement, goût du travail en équipe (organisation des réunions de service, de groupe de travail, capacité à déléguer et à évaluer etc.) ;
- Capacité à prendre des initiatives, élaborer des choix et planifier des actions (conduite de projet)
- Conception des tableaux de bord ;
- Qualité d’écoute et sens relationnel ;
- Connaissance générale en droit public et des contrats ;
- Connaissance générale en gestion des ressources humaines, et notamment des personnels enseignants et administratifs ;
- Connaissance budgétaire générale ;
- Maîtrise des dispositifs et règlements applicables aux diplômes et aux stages ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, ...), les applications informatiques de gestions pédagogique (APOGEE), financières et comptables (SIFAC) ;
- Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une unité de formation et de recherche ;
- Capacité à expliquer et faire appliquer les textes réglementaires, réaliser des synthèses, des notes de service ;
- Capacité à faire circuler l’information et à communiquer avec les services de l’établissement et les entités extérieures.