Responsable administratif-ve du service commun Formation continue Panthéon-Sorbonne - FCPS
Descriptif de l'employeur
FCPS, en lien avec les milieux socio-économiques, les partenaires institutionnels et l’ensemble des composantes de formation de l’université, élabore, met en œuvre et gère administrativement et financièrement l’offre de formation diplômante ou certifiante à destination des publics en formation continue.
FCPS est un service commun structuré autour d’une direction et de quatre pôles thématiques :
· le pôle accueil, conseil, orientation, validation ;
· le pôle gestion des formations ;
· le pôle gestion financière ;
· le pôle développement qui prospecte en interne (UFR, laboratoires) et en externe (entreprises, collectivités) et assure une veille des appels à projets, notamment à l’international.
Les principaux objectifs fixés à FCPS sont les suivants :
· assurer la bonne mise en œuvre de la mission de formation tout au long de la vie au sein de l’université ;
· travailler avec les UFR et les services centraux support afin de décloisonner formations initiale et continue en les développant de façon simultanée et coordonnée dans les différentes offres de formation ;
· améliorer le pilotage de l’offre de formation qualifiante, diplômante et certifiante en valorisant les certifications, DU et formations courtes intra- et interentreprises ;
· développer l’appui en ingénierie dans la conception et l’évolution des formations, dans l’évaluation des actions, dans · l’analyse des indicateurs et dans l’adaptation des contenus au format numérique ;
· développer le réseau institutionnel et commercial auprès des acteurs de la formation professionnelle et auprès des entreprises pour identifier leurs besoins.
Descriptif du poste
Sous l’autorité de son directeur, le/la responsable administratif/ve assure le pilotage des services administratifs du service commun. Il/elle est le responsable de l’administration du service dont il/elle assume l’encadrement, l’organisation et la coordination. Il/elle assiste le directeur dans la définition des orientations pour le développement de la formation continue de l’université et le conseille dans la mise en œuvre ; il/elle garantit le bon fonctionnement de l’administration du service en tant que service support et soutien à la formation continue de l’université, notamment en ce qui concerne l’utilisation du logiciel FCA manager.
Il/elle est force de proposition concernant les actions à mener et les projets à développer. Il/elle construit et entretient des relations de collaboration avec toutes les composantes de formation et les différents services support de l’université. Ses activités sont les suivantes :
Piloter et manager les services administratifs de FCPS :
- Encadrer et animer l’équipe administrative composée de 13 agents de catégorie A, 18 agents de catégorie B et 4 agents de catégorie C.
- Organiser, répartir et piloter les activités des personnels administratifs en cohérence avec les objectifs et les besoins du service
- Préparer et co-animer les réunions de service, assurer la production des comptes-rendus et documents encadrant l’activité du service
- Gérer les conflits et les dossiers litigieux, avec le soutien des services centraux concernés
- Assurer le recrutement des personnels BIATSS
Assurer la gestion budgétaire et financière du service, et notamment des formations opérées par FCPS :
- Piloter l’élaboration du projet de budget
- Suivre son exécution et la bonne réalisation des différents processus de conventionnement
Assurer la gestion RH du service :
- Contrôler l’exécution de la charge d’enseignement, gérer et suivre les moyens en enseignement
- Assurer la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des ressources humaines (entretiens professionnels, mobilité, recrutement, formations).
Coordonner et superviser l’activité du service en matière de scolarité, assurer la bonne mise en œuvre des procédures liées à la prise en charge et au bon déroulement de la scolarité des stagiaires de la FC
Appuyer le pilotage du service en cohérence avec le projet stratégique d’établissement :
- Contribuer à la définition de la politique et à la mise en œuvre des objectifs de la composante
- Contribuer au bon déroulement du dialogue de gestion du service et aider à la préparation et l’organisation du conseil stratégique du service.
Garantir la circulation de l’information en interne et sa diffusion en externe via les supports adéquats (site web, intranet…)
Garantir le pilotage du système d’information de la formation continue, améliorer les outils et les document, coordonner et optimiser le recueil des données statistiques, les mettre en forme et les analyser ;
Il/elle assure la représentation du service dans les réunions et groupes de travail internes à l’université ou multipartenaires (réseau de la FCU, notamment).
Le/la responsable administratif/ve travaille en étroite collaboration avec de nombreux services de l’université, parmi lesquels :
· La direction générale des services ;
· La direction des affaires financières et du budget (DAFB) ;
· L’agence comptable (AC) ;
· La direction des études et de la vie étudiante (DEVE) ;
· La direction des ressources humaines (DRH) ;
· La direction des affaires juridiques (DAJI) ;
· Les composantes de formation de l’université.
Profil recherché
· Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche, ainsi que de l’organisation de l’université ;
· Solide culture juridique, administrative et financière ;
· Maîtrise du fonctionnement de la formation continue et de la réglementation applicable, des différents dispositifs de la formation et de leurs modalités de financement ;
· Connaissance de la comptabilité analytique, des outils informatiques et des logiciels de gestion (FCA manager, APOGEE, SIFAC, OSE…) ;
· Maîtrise du processus d’élaboration de fiches de coûts ;
· Expérience d’encadrement et d’animation d’équipe, connaissance des techniques d’encadrement, de management d’une équipe et de gestion des conflits ;
· Maîtrise des techniques d’organisation et d’animation d’une réunion ;
· Maîtrise de la conduite de projet ;
· Capacité à rendre compte ;
· Capacité à répondre aux attentes d’un public très spécifique (reprise d’études) ;
· Aptitude à se coordonner avec les financeurs institutionnels (Pôle emploi…) ;
· Appétence pour le travail en équipe ;
· Capacité de travail ;
· Rigueur et autonomie ;
· Discrétion ;
· Capacités d’écoute et de dialogue, notamment au sein d’une équipe constituée de personnes ayant des statuts différents (BIATSS, enseignants…).