Responsable du service de la scolarité de l'Ecole de Management de la Sorbonne

CDD
Offre d'emploi personnels
UFR06 Ecole de management de la Sorbonne

Descriptif de l'employeur

L’Ecole de Management de l’Université Paris 1 Panthéon Sorbonne est l’une des plus grandes Unité de Formation et de Recherche de France dans le domaine des sciences du management. Au cœur de la capitale, elle bénéficie d’un environnement d’une grande richesse culturelle et intellectuelle, mais également de contacts facilités avec de très nombreuses entreprises françaises et étrangères. Avec près de 4 000 étudiants, 85 enseignants-chercheurs dont87 enseignants-chercheurs dont 20 professeurs d’université et 30 maîtres de conférences, plus de 450 intervenants professionnels et 40 diplômes reconnus par l’Etat dont 32 masters - 15 offrant une formation en alternance, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national. Forte de ses partenariats Erasmus de ses programmes d’échanges et des liens tissés avec les universités américaines les plus prestigieuses (Columbia, Brown, Cornell), l’EMS jouit d’une véritable présence à l’international.

 

Descriptif du poste

Le responsable pilote et organise le service de la scolarité de l’EMS, il coordonne les procédures afférentes à ce service. 

 

 Activités essentielles :

  • Encadrer et animer une équipe de 8 agents ;
  • Piloter les procédures en scolarités (IA, IP, arrêté jury, examens, délibération PV, convocations, planning, rentrée universitaire, etc.) ; Maitriser les outils en gestion de scolarité (Apogée, fichier Excel, etc.) ; Paramétrage des groupes de TD et des CM dans le logiciel Apogée ;
  • Animer ce collectif des cadres intermédiaires, dans une optique de partage des bonnes pratiques et de solidarité des équipes, ainsi que de préparation des évolutions ;
  • Mettre en place et affiner les procédures applicables au domaine d’activité ;
  • Superviser l’ensemble de la scolarité des étudiants en lien avec les acteurs internes et externes ;
  • Organiser et mettre en œuvre les calendriers pédagogiques des formations dispensées à l’UFR (Inscriptions administratives et pédagogiques, examens, concours, ...) ;
  • Constituer un appui auprès de l’équipe de direction et des responsables pédagogiques dans la mise ; en œuvre de l’offre de formation et dans la gestion des réclamations des usagers ;
  • Gérer les litiges et les situations particulières relatifs au domaine de la scolarité ;
  • Assurer le pilotage et la coordination des activités et tâches transversales (Scolarité des ERASMUS, DEVE, HCERES) ;
  • Participer aux réunions qui concernent le domaine de la scolarité (réunions CEVU, groupes de travail, etc.) ;
  • Perfectionner les méthodes et procédures de travail au sein du service dématérialisation des procédures de candidature, de l’organisation des examens… ;
  • Conduite du changement.

Profil recherché

Compétences requises ou souhaitées : 

 

Connaissances :

  • Maitriser la réglementation applicable à la scolarité (code de l’éducation, décrets VAE et VAP,
    etc.), cadre légal et déontologique ;
  • Accompagner ses collaborateurs, techniques de management ;
  • Savoir évaluer la performance.

 

Compétences opérationnelles : 

 

  • Capacité managériale et de travail en équipe ;
  • Connaissance de l’enseignement supérieur et du fonctionnement de l’Administration ;
  • Faire preuve de diplomatie et d’aisance relationnelle ;
  • Capacité de négociation ;
  • Savoir travailler en équipe et en autonomie ;
  • Connaissance des logiciels et plateformes de scolarité.

 

Compétences comportementales :

  • Capacités managériales ;
  • Capacité d’analyse de définition des priorités en fonction des risques et opportunités ;
  • Faire preuve de capacités d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode ;
  • Faire preuve de diplomatie et de relationnel ;
  • Savoir travailler en équipe et en autonomie ;
  • Savoir alerter son supérieur sur les anomalies détectées ;
  • Savoir intégrer les innovations et les réformes ;
  • Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail ;
  • Capacité de synthèse écrite et orale.
    • Périodes d’activités intenses (rentrée universitaire, candidatures, examens, délibérations) : présence obligatoire ;

Contraintes liées au travail : (horaires, déplacements, technicité, etc.)

 

 

  • Gestion du stress ;
  • Grande disponibilité ;
  • Amplitude horaire importante éventuelle : périodes d’examen ; 
  • Périodes de fermeture obligatoire ; 
  • Déplacements ponctuels sur différents sites de l’établissement (Panthéon, Lourcine, Pierre-Mendès-France…) pendant les sessions d’examens.

 

 

Fiche de poste susceptible d’évolution en fonction des besoins du service