Secrétaire du service administratif SCD
Descriptif de l'employeur
Le Service Commun de la Documentation est chargé de la mise en œuvre de la politique documentaire définie par l’Université ; il gère directement six bibliothèques intégrées et apporte son concours au fonctionnement d’environ trente bibliothèques associées notamment pour l’établissement d’un catalogue collectif, l’accès à la documentation électronique et la formation des personnels.
Le service administratif qui comprend deux agents assure le secrétariat de l’établissement, la gestion de proximité du personnel et la gestion comptable et financière. Il assure notamment l’interface entre les services centraux de l’université et les fonctions documentaires.
Descriptif du poste
Missions:
Assurer le secrétariat et contribuer au bon déroulement des activités du service et Diffuser l’information
- Accueillir et orienter les interlocuteurs du service (physiques et téléphoniques)
- Participer au groupe de travail sur l’amélioration de l’accueil du public
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier administratif
- Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels
Assurer la gestion de proximité du personnel et l’interface avec les services centraux
- Constituer les dossiers des agents contractuels, suivre les demandes de recrutement et les horaires des moniteurs étudiants
- Gérer les demandes de congés et les autorisations d’absence en lien avec les collègues en charge des plannings
- Informer des absences les responsables de service et les responsables de planning
- Transmettre aux services centraux les documents administratifs communiqués par les agents
Gérer des dossiers spécifiques en lien avec l’activité du service
- Participer à l’organisation et à la préparation d’événements liés à la vie du SCD et de son réseau
- Contribuer au suivi des demandes spécifiques d’entretien et de réparation, en particulier dans les locaux de la bibliothèque du site Pierre-Mendès-France
Suivi des tableaux de gestion
- Suivi et mise à jour des tableaux de la formation continue
- Suivi et mise à jour des documents partagés concernant la gestion du personnel
Profil recherché
Connaissances :
• Connaissance de l’environnement universitaire
• Techniques de communication écrite et orale
Compétences opérationnelles :
• Accueillir le public en présentiel et au téléphone et prendre les messages
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir planifier et respecter les délais
• Utiliser les outils bureautiques Word et Excel
• Savoir gérer les aléas
Aptitudes :
• Qualités humaines et relationnelles
• Sens de l’organisation
• Respect de la confidentialité
• Capacité d’adaptation, réactivité
• Capacité à dialoguer avec des interlocuteurs de statut et de cultures différentes
Contraintes liées au poste
• Forte présence sur site aux horaires de bureau ; une journée de télétravail possible à partir de 4 mois