[IRJS]Gestionnaire administrative
Descriptif de l'employeur
L'IRJS est une équipe d'accueil (EA n° 4150) créée à l'origine en 2001 sous la dénomination André Tunc, devenu en 2008 l'Institut de Recherche juridique de la Sorbonne, L'Institut se compose de douze départements de recherches spécialisés en droit privé interne qui couvrent les domaines suivants : le patrimoine, la famille, la justice, les procès, les affaires, la finance, le droit social, les relations privées internationales, l'environnement, l'aménagement, l'urbanisme, le tourisme, le droit de l’économie, les assurances, le droit de l'immatériel et le droit pénal. L’institut possède un centre de documentation riche de plus de 8 000 ouvrages et un service d’édition (les éditions de l'IRJS créées en 2009) qui compte plusieurs collections et de de nombreuses publications avec un prix de thèse reconnu. L'activité s'exerce rue Valette, au sein du collège Sainte-Barbe avec une équipe composée de plus de 120 enseignants-chercheurs, 460 doctorants et une dizaine d'agents administratifs.
Descriptif du poste
Gestion administrative de départements, coordination pour les évènements scientifiques et responsabilité de deux salles de documentation.
Gestion administrative : gestion du courier, des appels, de la boîte mail des départements ; réapprovisionnement des fournitures, suivi de l’entretien des locaux ; archivage ; collecte et verification des informations ; recherche et réservation de salles ; participation à la réalisation de divers rapports et comptes-rendu (type HCERES) ; accueil des intervenants, invités, enseignants invités, doctorants, étudiants ; traitement et le suivi des dossiers de demande d’accueil des chercheurs étrangers ; préparation et suivi du budget prévisionnel en lien avec la responsable administrative de l’IRJS ; suivi des colloques sur la plateforme sciencesconf etc
Coordination des activités liées aux évènements organisés par les deux départements et l’IRJS : creation fiche agent, gestion des déplacements en France et à l’étranger, coordination logistique des colloques au Panthéon et sites voisins, en lien avec les services du Panthéon et les prestataires extérieurs de l’évènement ; création et gestion des liens zoom ; organisation des transports, de l’hébergement et de la restauration, création et diffusion de plan d’accès au site etc
Gestion des deux Centres de documentation du SOFFIP et du SERDEAUT : reception, réfèrencement et archivage des ouvrages et revues ; gestion des reliures (demandes de devis et suivi des commandes)
Profil recherché
COMPETENCES :
• Connaître l’organisation et le fonctionnement d’ensemble de l’établissement et les activités d ’un laboratoire de recherche.
• Maîtriser le pack office
• Savoir rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie.
• Gérer la confidentialité des informations et des données.
• Savoir appliquer la réglementation du domaine concerné et respecter les procédures.
• Savoir exploiter les informations : trier, hiérarchiser, classer.
• Savoir s ’exprimer correctement à l’oral et à l ’écrit.
• Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales
• Posséder de bonnes qualités relationnelles
SAVOIRS REQUIS :
- Être opérationnel rapidement
- Capacité d’adaptation et aptitude au changement.
- Rigueur, forte implication et autonomie
- Réactivité et anticipation
- Esprit d’équipe
- Goût prononcé pour les relations humaines et des qualités relationnelles permettant d’évoluer harmonieusement dans un environnement collectif