[EDS-IEJ]Gestionnaire des services des enseignants statutaires et vacataires

Poste permanent
Offre d'emploi personnels
Public service / Teaching

Descriptif de l'employeur

Au cœur de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne rassemble les activités de formation et de recherche en Droit, dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris, dont elle est cohéritière. Sa mission est de former des femmes et des hommes en mesure de répondre aux enjeux juridiques actuels. Elle est de préparer aux concours comme aux examens professionnels des praticiens qui exerceront des métiers bien connus : magistrats, notaires, avocats et autres professions judiciaires, administrateurs nationaux et internationaux, juristes d’entreprises ou au sein du secteur public… Au-delà, il s’agit de former ceux qui sauront accompagner la société, s’adapter à ses mutations. D’ores et déjà, les perspectives offertes par la mondialisation, l’économie numérique, le développement durable et la transition énergétique sont intégrées dans l’offre de formation.

Descriptif du poste

L’agent assure la gestion des services des enseignants statutaires et vacataires de l’établissement qui effectuent des prestations d’enseignement à l’IEJ sous la supervision du responsable administratif et de la responsable administrative adjointe sur l’application OSE (Organisation des Services d'Enseignement).

Activité 1 : Gérer les dossiers des services et des heures complémentaires des enseignants statutaires effectuant des enseignements ou réalisant des prestations à l’IEJ

  • Saisir et valider les services prévisionnels et réalisés (services et décharges) de chaque enseignant statutaire en conformité avec les tableaux de suivi des 3 pôles de l’IEJ en lien avec les autres composantes de l’Université

  • Effectuer la demande de mise en paiement en conformité avec les imputations budgétaires rattachées aux différentes formations

  • Répondre aux courriels de demande d’information des enseignants statutaires sur leur dossier OSE

Activité 2 : Gestion des enseignants vacataires OSE

  • Gérer la création des comptes OSE des intervenants

  • Veiller à la mise à jour des bases de données

  • Contrôler les pièces justificatives reçues et s’assurer de la conformité avec la règlementation

  • Saisir et valider les enseignements et les prestations prévisionnels de chaque intervenant en conformité avec les tableaux de suivi des 3 pôles de l’IEJ

  • Faire signer les actes d’engagement par année universitaire

  • Saisir et valider les enseignements et les prestations réalisés de chaque intervenant en conformité avec les tableaux de suivi des 3 pôles de l’IEJ

  • Effectuer la demande de mise en paiement en conformité avec les imputations budgétaires rattachées aux différentes formations

  • Traitement des anomalies de paiement en lien avec la DRH

  • Répondre aux courriels de demande d’information des intervenants : création et gestion de compte OSE, détails des prestations réalisées, délais de paiement etc.

Profil recherché

L’IEJ de la Sorbonne engage plus de 800 intervenants (enseignants-chercheurs, avocats, magistrats et professionnels du droit) pour effectuer des enseignements et des prestations rattachées à ses différentes formations (CRFPA, Magistrature, Justice économique).

Suivi individualisé des dossiers, rythme de travail soutenu, respect des délais de paiement.

Amplitude horaire très large pendant la période les examens du CRFPA (de septembre à janvier).

Aucun congé ne peut être pris entre septembre et mi-décembre.



Les « savoirs » :

  • Connaître les textes relatifs aux règles financières

  • Connaître les différents statuts des personnels de l’université

  • Connaître les bases du Droit de la Fonction Publique

  • Connaître son environnement professionnel

Les « savoir-faire » :

  • Maitriser les techniques d’expression orales et écrites

  • Maitriser les logiciels spécifiques à l’activité : OSE, Maitriser WORD et EXCEL

Les « savoir-faire » comportementaux :

  • Savoir être organisé et rigoureux

  • Savoir respecter les délais

  • Savoir gérer les situations de stress et de conflit

  • Savoir identifier et s’adapter aux divers interlocuteurs (étudiant, enseignant, services de l’université)

  • Savoir être disponible et à l’écoute

  • Savoir apporter des réponses personnalisées

  • Savoir être autonome